Personal Trainerin työkalut: Sähköposti osa 2.
Sähköpostipalveluita tarjoavia tahoja mahtuu maailmaan vino pino. Ilmaisista webmaileista, eli verkossa toimivista
sähköpostipalveluista, tunnetuin viisikko meille suomalaisille lienee:
Näistä suosin - ja suosittelen - Googlen tarjoamaa Gmailia sen monipuolisuuden takia. Gmail on päivittäin sähköpostia käyttävälle pätevä valinta erinomaisesti toimivan viestihaun, roskapostisuodattimien, tietoturvaominaisuuksien, sekä reilun tallennustilan ansiosta.Erityismaininnan Gmail ansaitsee jouhevasta toiminnastaan laitteella kuin laitteella. Gmail onkin saatavilla omana sovelluksenaan mm. iPhonelle ja iPadille, sekä Android-laitteille.
Nopeat vastaajat vakuuttavat asiakkaan
Sähköpostien kilahtaminen puhelimeen on kullan arvoista, mikäli tavoitteena on pyrkiä vastaamaan asiakkaiden viesteihin mahdollisimman nopeasti.Jokainen enemmän sähköpostia käsittelevä tietää kuinka mailit jäävät helposti ”vähän roikkumaan”, jos asiaan ei jo lähtökohtaisesti suhtaudu pedantilla otteella.Asia on ammattimaisen vaikutelman osalta erityisen tärkeä ja nopea vastausaika jaksaakin yllättää asiakkaan positiivisesti kerrasta toiseen.Vastausoperaatio puhelimella vaatii kosketusnäyttöjen nykynäppäimistöillä korkeamman tason sorminäppäryyttä. Keilivirheitä välttääkseen kannattaa pidempien sähköpostien kirjoittaminen jättää usein suosiolla kunnollisen näppäimistön omaavan laitteen varaan - puhelimen toimiessa erinomaisena ”hälyttimenä” sähköpostin saapumisesta.Aiemmassa sähköpostiin liittyvässä kirjoituksessani mainitsin tehokkaan sähköpostin käytön olevan Personal Trainerille suorastaan kilpailuetu. Mitä huonommin muut homman hallitsevat, sitä helpompi asialla on itse tehdä vaikutus.Ensimmäisten yhteydenottojen ympärillä nopea vastaaminen saattaa olla jopa täysin ratkaisevaa sen kannalta päätyykö asiakas aloittamaan valmentautumisen juuri sinun kanssasi, vai lipsahtaako potentiaalinen menestystarina jonkun toisen haaviin.Asiakkaan suunnalta sama sähköpostiyhteydenotto saattaa lähteä muutamalle muullekin valmentajakokelaalle kun verkkoa haravoimalla on aluksi kaivettu potentiaalisimmat valmentajakandidaatit esiin – kuitenkaan löytämättä joukosta ensisilmäyksellä selkeää voittajaa.Näissä tilanteissa nopeimmat usein syövät hitaat ja mikäli nopeimman vastaajan viesti on keskeisimpien asiakkaan päätä vaivaavien kysymysten osalta vielä kohtalaisen selkeä, on homma yleensä ”sillä selvä” tämän palveluntarjoajan eduksi.Varsinkaan yrittäjä ei voi koskaan terävöittää sähköpostiliikennettään liikaa.
Hakukenttä tuo autuuden sähköpostimassaan
Käyttökokemuksena Gmail, ei mitenkään erityisemmin pääse häikäisemään, mutta lyhyellä perehtymisellä saa kokemattomampikin käyttäjä mailit kyllä sinkoilemaan suuntaan ja toiseen varsin tehokkaasti.Gmailin ominaisuuksien parhaimmistoa on Google-palveluille tyypilliseen tapaan hakukenttä, joka kaivaa halutut viestit tehokkaasti esiin suurenkin sähköpostijoukon kätköistä.Täsmähaku onkin sähköpostin kanssa vispaavalle arvokas ominaisuus hyödynnettäväksi. Vanhat yhteydenotot tai valmennusohjeet saa ponnautettua sähköpostien syövereistä kädenkäänteessä esiin ja tarkasteltua mistä asiakkaan kanssa esimerkiksi vuosi sitten on viestitelty.Suuren tallennustilan ja toimivan haun ansiosta postilaatikkoa ei tarvitse käytännössä koskaan siivota vaan viestiliikenne pysyy helposti hyppysissä, vaikka laatikossa kävisi kovakin kuhina.
Google-tili avaimena muille työkaluille
Gmail-sähköpostin rekisteröimisen yhteydessä luodaan samalla Google-tili, joka on hyödyllinen välttämättömyys myös Google Drive ja Google Documents-palveluiden käytön kannalta.Sekä Google Drive, että Google Docs ovat Personal Trainerille erinomaisia työkaluja valmennuksen tukimateriaalien luomisen ja jakamisen suhteen. Näistä jatkossa lisää niille omistettujen kirjoitusten muodossa.Gmail-osoitteen ja Google-tilin pääset luomaan siirtymällä osoitteeseen https://mail.google.com ja napsauttamalla punaista Luo tili -painiketta.Lisätietoja Google-tilien luomisesta on täällä.Alla myös Markus Aallon mainio video-opastus Gmail-tilin luomiseen. Esimerkkitilin luonti vie Markukselta aikaa videolla vain reilut kaksi minuuttia.---------------